Nebenkostenabrechnung: Prüfen und Geld sparen!

Anhand der Nebenkostenabrechnung - auch Betriebskostenabrechnung genannt - können Sie als Mieter die Gesamtkosten für das Mietobjekt während eines Abrechnungszeitraums einsehen und mit den geleisteten Vorauszahlungen vergleichen. Sie zeigt detailliert die Verteilung der Kostenarten wie Heizung, Wasser und Müllabfuhr. Außerdem wird der Verteilerschlüssel erklärt, der angibt, wie die Kosten auf die Mieter aufgeteilt wurden, z.B. nach Verbrauch oder Wohnfläche. Zudem können Sie auch ihren individuellen Verbrauch, insbesondere bei Heizenergie und Wasser, überprüfen.

Was ist in der Nebenkostenabrechnung enthalten?

In der Nebenkostenabrechnung sind alle Kosten enthalten, die auf Sie als Mieter umgelegt werden dürfen. Darüber hinaus finden Sie allerdings auch den Verteilerschlüssel, Ihre geleisteten Vorauszahlungen und Ihren individuellen Verbrauch in der Betriebskostenabrechnung.

Umlagefähige Betriebskosten

Welche Kosten als umlagefähig gelten, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt. Zudem muss im Mietvertrag eine Vereinbarung enthalten sein, damit die Kosten an Sie umgelagert werden dürfen.

Verteilerschlüssel

Der Verteilerschlüssel gibt an, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mieter eines Mietobjekts verteilt werden. In den meisten Fällen wird nach dem Prinzip der Wohnfläche (Quadratmeter) oder dem tatsächlichen Verbrauch aufgeteilt.

Vorauszahlungen

Selbstverständlich müssen in der Abrechnung auch die Vorauszahlungen aufgeführt sein, die Sie bereits geleistet haben. Werden die Vorauszahlungen von den Gesamtkosten abgezogen, ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben für Sie.

Wann müssen Nachzahlung oder Guthaben erstattet werden? Ergibt sich ein Guthaben zu Ihren Gunsten, muss der Vermieter dieses umgehend erstatten. Eine genaue Frist gibt es jedoch nicht. Eine Nachzahlung Ihrerseits muss spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Eingang der Betriebsnebenkostenabrechnung an den Vermieter geleistet werden.

Sonderfall Heizkosten

Obwohl die Heizkosten auch mit den Betriebskosten abgerechnet werden können, erhalten Mieter in vielen Fällen eine gesonderte Heizkostenabrechnung. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn im Vertrag unterschiedliche Abrechnungszeiträume für Neben- und Heizkosten festgelegt wurden.

Was ist in der Heizkostenabrechnung enthalten?

Die Heizkostenabrechnung muss die folgenden Informationen enthalten:

1. Name, Anschrift der Person oder der Firma, wer die Abrechnung erstellt hat
2. Abrechnungszeitraum
3. Brennstoff- und weitere Kosten
4. Alle Heiznebenkosten
5. Ggf. Kosten für Wassererwärmung
6. Gesamtkosten des Gebäudes
7. Verteilerschlüssel
8. Tatsächlicher Verbrauch
9. Geleistete Vorauszahlungen
10. Zu zahlende und/oder zu erstattende Gesamtkosten

Wonach werden die Heizkosten berechnet?

Die Heizkosten werden in der Regel nach einem Verteilerschlüssel berechnet, der den individuellen Verbrauch und die Wohnfläche berücksichtigt. Üblich ist eine Aufteilung, bei der 70 % der Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch und 30 % nach der Wohnfläche verteilt werden. Dies stellt sicher, dass die Kosten fair und nachvollziehbar auf die Mieter umgelegt werden. Umlagefähige Kosten umfassen Brennstoff, Betriebsstrom, Wartung und Schornsteinfegergebühren.

Wie prüfe ich die Nebenkostenabrechnung?

Um die Betriebskostenabrechnung zu prüfen, müssen Sie wissen was nicht auf Mieter umgelegt werden darf. Diese müssen, auch wenn es so im Mietvertrag aufgenommen wurde, nicht vom Mieter gezahlt werden. Dazu gehören folgende:

• Hausverwaltung oder Verwaltungskostenpauschale (§ 1 Abs. 2 Nr 1 BetrKV)
• Reparaturkosten an Haus oder Wohnung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV)
• Bankkosten des Vermieters

Wird eine dieser Kosten im Mietvertrag aufgelistet, ist diese Regelung laut § 556 Abs. 4 BGB ungültig. Wurden diese trotzdem auf Sie umgelegt, können Sie die Kosten auch für vergangene Jahre zurückfordern. Es gilt die übliche Verjährung von drei Jahren.

Weiter sollten Sie als Mieter darauf achten, ob bei der Betriebskostenabrechnung der Posten Sonstige Kosten ohne weitere Erläuterung auftaucht. Gibt es keine Erklärung, können Sie sich weigern, diesen Betrag zu zahlen.

Sollten Sie einmalig anfallende Kosten bemerken, könnte es sein, dass es sich dabei nicht um Mietnebenkosten handelt. Sollte Ihnen ein höherer Betrag in einem Posten auffallen, sollten Sie beim Vermieter die jeweiligen Belege anfordern. Ein weiterer Tipp ist, im Deutschen Mieterbund zu überprüfen welche Betriebskostenarten es gibt, und wie viel dafür durchschnittlich gezahlt wird.

Welche Fehler machen Vermieter häufig?

Es gibt einige typische Fehler, die Vermietern bei der Betriebskostenabrechnung immer mal wieder unterlaufen. Überprüfen Sie diese genau, um gegebenenfalls viel Geld sparen zu können. Es lohnt sich auf jeden Fall einen genaueren Blick auf die Nebenkostenabrechnung zu werfen.

1. Falscher Abrechnungszeitraum
2. Die Betriebskostenabrechnung ist zu spät bei Ihnen eingegangen
3. Falscher Umlageschlüssel, überprüfen Sie was in Ihrem Mietvertrag festgelegt wurde
4. Die Abrechnung enthält Instandhaltung oder Instandsetzung, diese sind nicht umlegbar
5. In Sonstigen Betriebskosten werden Kosten berechnet, die nicht im Mietvertrag vereinbart wurden

Welche Frist gibt es?

Der Vermieter muss Ihnen nur dann eine Betriebsabrechnung schicken, wenn Sie eine Vorauszahlung geleistet haben. Abgerechnet wird immer der Zeitraum, der im Mietvertrag geregelt wurde. Meistens gilt das Kalenderjahr. Dies gilt ebenso im Falle eines Umzugs.

Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums bei Ihnen eingehen. Nach zwölf Monaten darf der Vermieter keine Nachzahlung mehr von Ihnen verlangen. Sie als Mieter jedoch haben auch nach zwölf Monaten noch das Recht, eine Abrechnung anzufordern.

Betriebskostenabrechnung zu spät erhalten - Was nun?

Erhalten Sie die Nebenkostenabrechnung zu spät, kommt es darauf an ob Ihnen ein Guthaben zusteht oder eine Nachzahlung. Steht Ihnen ein Guthaben zu, weil Sie zu viel gezahlt haben, können Sie diesen auch bei einer verspäteter Abrechnung anfordern. Müssten Sie jedoch eine Nachzahlung erstatten, können Sie sich bei verspäteten Abrechnung weigern diese zu zahlen.

Wie kann ich der Nebenkostenabrechnung widersprechen?

Sie haben als Mieter eine Frist von zwölf Monaten um Ihren Widerspruch vorzubringen (§ 556 Abs. 3 BGB). Diese Jahresfrist beginnt, wenn Ihr Vermieter eine nicht nachvollziehbare Abrechnung vorgelegt hat. Das bedeutet, wenn mehrere Posten nicht nachvollziehbar erklärt werden, liegt auch keine ordnungsgemäße Abrechnung vor.

Korrigiert der Vermieter dies nicht innerhalb des Jahres, hat er auch keinen Anspruch auf die Nachzahlung. Besonders wichtig ist es bei einem Widerspruch genau zu erklären, welche Kosten nicht akzeptiert werden. Es reicht nicht aus, zu behaupten, die Kosten seien völlig überhöht oder die Steigerungen seien nicht nachvollziehbar.

Geschrieben von Stefanie Schäffer

Zertifizierte Expertin für Energiemarkt und -anbieter

Seit 2020 ist Stefanie aktiv auf dem Strom-, Gas- und Energiesanierungsmarkt tätig. Sie hat Freude daran, diese komplexe Branche zu vereinfachen und den Lesern dieselben Energiespar- und Spartipps zu geben, die sie auch mit ihrer Familie und ihren Freunden teilt.