Ihre Rechnung: Verjährung, Jahresabrechnung, Stromrechnung

Rechnungen bilden Teil unseres Alltags. Leistungen, die wir im tagtäglichen Leben erhalten, z.B. Strom, Gas, Wasser, Internet, Handyvertrag oder Mitgliedschaft im Fitnessstudio, werden über eine Rechnung abgerechnet. Eine Rechnung enthält neben der Angabe zur Leistung auch die Zahlungsmodalität, den Aussteller und Empfänger. Wann verjähren Rechnungen? Was enthält eine Rechnung? Was tun, wenn eine offene Rechnung vorliegt? Was enthält eine Stromrechnung und wie unterscheidet sich diese zur Jahresrechnung? Alle diese Frage werden in der Rubrik Rund um Rechnungen erläutert!

Diese verschiedenen Rechnungen gibt es

Eine Rechnung wird immer dann erstellt, sobald ein durchgeführtes Geschäft, sprich eine Leistung oder Lieferung erfolgt ist. Rechnungen sind nichts anderes als ein Dokument. Welche Bestandteile dieses besagte Dokument enthalten soll, werden im Umsatzsteuergesetz definiert.

Rechnungen, die regelmäßig ausgestellt werden, sind sogenannte wiederkehrende Rechnungen. Anders verhält es sich mit Gutschriften. Eine Gutschrift wird dann erstellt, wenn die vorliegende Rechnung Fehler enthält. Um buchhalterisch richtig fortzufahren, wird statt einer neuen Rechnung daher eine Gutschrift erstellt.

Zusätzlich gibt es noch die Retourengutschrift. Mit diesem Dokument reklamiert der Kunde seine Ware und sendet zusätzlich die Ware an der Zusteller zurück. Eine Gutschrift wird in diesem Fall nur dann erstellt, wenn die Ware einen Fehler enthält.

Diese Bestandteile enthält eine Rechnung

Ja nach Art der Lieferung oder des Unternehmens gibt es unterschiedliche Rechnungsarten. Eine Rechnung kann wiederkehren, dazu gehören die Stromrechnung, Gasrechnung oder Internetrechnung. Eine Rechnung kann auch einmalig sein, z.B. bei der Bestellung einer Ware (Möbel, Dienstleistung).

Das Umsatzsteuergesetz definiert, welche Bestandteile einer Rechnung enthalten muss. Normalerweise wird die Rechnung in einen Kopf- und Kernbereich aufgeteilt. Der erste Abschnitt einer Rechnung enthält die Anschrift des Empfängers und Ausstellers. Es folgen zudem Angaben zum Erstellungsdatum und die Auftragsnummer. Der Kernbereich bezeichnet näher die erbrachte Leistung, Zahlungsbedingung und den Endpreis.

Die Rechnung kann zusätzlich Angaben zur Zahlungsfrist, der Kontoverbindung, Kundennummer und Kontaktdaten enthalten. Diese Angaben sind für den Rechnungsersteller freiwillig, jedoch sehr hilfreich. Denn wie soll der Leistungsempfänger den zu leistenden Unternehmen bei Mängeln kontaktieren, wenn keine Kontaktdaten enthalten sind?

Verjährung Rechnung: Welche Fristen gelten?

Rechnungen haben eine Lebensdauer. Eine Rechnung ist bereits nach drei Jahren verjährt und hat keine Gültigkeit mehr. Diese Verjährung von Rechnungen kann insbesondere für Unternehmen nachteilig sein. Unternehmen, die nicht sofort eine Rechnung erstellen, können nach drei Jahren keine Leistungsforderung an den Leistungsempfänger mehr stellen.

Betriebe haben zu oft das Problem, dass sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und dabei die Buchhaltung vernachlässigen. Die Industrie- und Handelskammer empfiehlt stets nach Ausführung einer Dienstleistung, die entsprechende Rechnung an den Kunden zu erstellen. Die Frist von drei Jahren klingt zwar nach einem langen Zeitraum, doch für Betriebe mit einer schlecht organisierten Buchhaltung kann diese Zeit schnell verstreichen.

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) legt die Verjährungsfristen fest. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre, wobei es Sonderregelungen gibt. Eine Verjährung Rechnung kann bereits nach zwei Jahren eintreten oder auch erst nach fünf Jahren. Die besonderen Sonderregelungen gilt es stets im Hinterkopf zu behalten.

Eine offene Rechnung: Was bedeutet es?

Eine offene Rechnung liegt vor, wenn der Leistungsempfänger den geforderten Rechnungsbetrag innerhalb der festgelegten Frist nicht begleicht. Offene Rechnungen führen zu Frust beim Rechnungsersteller und zu Mahnungsbriefen beim Leistungsempfänger.

Was können Unternehmer tun, wenn der Kunde seine Rechnung nicht begleichen will? Generell sollte jeder Fall individuell betrachtet werden. Handelt es sich beim Kunden um einen Stammkunden? Hat die Rechnung einen offenen Betrag von 100 € oder 5.000 Euro? Betriebe und Selbstständige sollten zudem prüfen, ob die erstellte Rechnung alle notwendigen Informationen enthält und auch ein konkretes Zahlungsdatum.

Für Rechnungen, die keinen genauen Zeitpunkt für die Fälligkeit angeben, gilt die 30-Tage Regelung. Diese Frist wird vom Gesetzgeber festgelegt, mit der Voraussetzung, dass das liefernde Unternehmen den Kunden über diese Regelung informiert. Nach Ablauf der 30 Tage muss die Rechnung durch den Kunden beglichen sein.

Weigert sich der Kunde aus undurchschaubaren Gründen, die Rechnung zu bezahlen, so muss das Unternehmen handeln. Denn Forderungsausfälle können sich gravierend auf die Liquidität des Unternehmens auswirken. Eine offene Rechnung kann von Unternehmen auf drei verschiedene Möglichkeiten eingefordert werden:

1. Anfertigen einer oder mehrerer Mahnungen
2. Gerichtliches Mahnverfahren beantragen
3. Inkassounternehmen beauftragen

Was sind die Merkmale einer Stromrechnung?

Die Stromrechnung ist einmal im Jahr fällig. Mit einer Stromrechnung soll eine Übersicht über den Jahresverbrauch und über die Stromkosten gewährt werden. Eine Stromrechnung besteht in der Regel aus mehreren Seiten und enthält Angaben zum Stromverbrauch über einen Abrechnungszeitraum, Kontaktangaben des Energieanbieters, geltende Strompreise und monatliche Abschlagszahlungen.

Das Energiewirtschaftsgesetz (EnWG) legt fest, welche Mindestangaben in einer Stromrechnung angeführt werden müssen. Die Ausführung dieser Angaben kann von jedem Energieversorger unterschiedlich umgesetzt werden, sodass jede Stromrechnung gründlich auf ihre Bestandteile studiert werden sollte.