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Ihre Rechnung: Verjährung, Jahresabrechnung, Stromrechnung

Ihre Rechnung

Rechnungen bilden Teil unseres Alltags. Leistungen, die wir im tagtäglichen Leben erhalten, z.B. Strom, Gas, Wasser, Internet, Handyvertrag oder Mitgliedschaft im Fitnessstudio, werden über eine Rechnung abgerechnet. Eine Rechnung enthält neben der Angabe zur Leistung auch die Zahlungsmodalität, den Aussteller und Empfänger. Wann verjähren Rechnungen? Was enthält eine Rechnung? Was tun, wenn eine offene Rechnung vorliegt? Was enthält eine Stromrechnung und wie unterscheidet sich diese zur Jahresrechnung? Alle diese Frage werden in der Rubrik Rund um Rechnungen erläutert!


Diese verschiedenen Rechnungen gibt es

Eine Rechnung wird immer dann erstellt, sobald ein durchgeführtes Geschäft, sprich eine Leistung oder Lieferung erfolgt ist. Rechnungen sind nichts anderes als ein Dokument. Welche Bestandteile dieses besagte Dokument enthalten soll, werden im Umsatzsteuergesetz definiert.

Rechnungen, die regelmäßig ausgestellt werden, sind sogenannte wiederkehrende Rechnungen. Anders verhält es sich mit Gutschriften. Eine Gutschrift wird dann erstellt, wenn die vorliegende Rechnung Fehler enthält. Um buchhalterisch richtig fortzufahren, wird statt einer neuen Rechnung daher eine Gutschrift erstellt.

Zusätzlich gibt es noch die Retourengutschrift. Mit diesem Dokument reklamiert der Kunde seine Ware und sendet zusätzlich die Ware an der Zusteller zurück. Eine Gutschrift wird in diesem Fall nur dann erstellt, wenn die Ware einen Fehler enthält.

Diese Bestandteile enthält eine Rechnung

Ja nach Art der Lieferung oder des Unternehmens gibt es unterschiedliche Rechnungsarten. Eine Rechnung kann wiederkehren, dazu gehören die Stromrechnung, Gasrechnung oder Internetrechnung. Eine Rechnung kann auch einmalig sein, z.B. bei der Bestellung einer Ware (Möbel, Dienstleistung).

Das Umsatzsteuergesetz definiert, welche Bestandteile einer Rechnungen enthalten muss. Normalerweise wird die Rechnung in einen Kopf- und Kernbereich aufgeteilt. Der erste Abschnitt einer Rechnung enthält die Anschrift des Empfängers und Ausstellers. Es folgen zudem Angaben zum Erstellungsdatum und die Auftragsnummer. Der Kernbereich bezeichnet näher die erbrachte Leistung, Zahlungsbedingung und den Endpreis.

Die Mindestbestandteile einer Rechnung
Der Kopfbereich einer Rechnung Der Kernbereich einer Rechnung
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Name Anschrift des zu leistenden Unternehmens
  • Erstellungsdatum der Rechnung
  • Steuernummer des Unternehmens
  • Nähere Bezeichnung der erbrachten Leistung
  • Rechnungsnummer
  • Auftragsnummer
  • Rechnungsbetrag
  • Zeitpunkt der Lieferung

Die Rechnung kann zusätzlich Angaben zur Zahlungsfrist, der Kontoverbindung, Kundennummer und Kontaktdaten enthalten. Diese Angaben sind für den Rechnungsersteller freiwillig, jedoch sehr hilfreich. Denn wie soll der Leistungsempfänger den zu leistenden Unternehmen bei Mängeln kontaktieren, wenn keine Kontaktdaten enthalten sind?

Verjährung Rechnung: Welche Fristen gelten?

Rechnungen haben eine Lebensdauer. Eine Rechnung ist bereits nach drei Jahren verjährt und hat keine Gültigkeit mehr. Diese Verjährung von Rechnungen kann insbesondere für Unternehmen nachteilig sein. Unternehmen, die nicht sofort eine Rechnung erstellen, können nach drei Jahren keine Leistungsforderung an den Leistungsempfänger mehr stellen.

Betriebe haben zu oft das Problem, dass sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und dabei die Buchhaltung vernachlässigen. Die Industrie- und Handelskammer empfiehlt stets nach Ausführung einer Dienstleistung, die entsprechende Rechnung an den Kunden zu erstellen. Die Frist von drei Jahren klingt zwar nach einem langen Zeitraum, doch für Betriebe mit einer schlecht organisierten Buchhaltung kann diese Zeit schnell verstreichen.

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) legt die Verjährungsfristen fest. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre, wobei es Sonderregelungen gibt. Eine Verjährung Rechnung kann bereits nach zwei Jahren eintreten oder auch erst nach fünf Jahren. Die besonderen Sonderregelungen gilt es stets im Hinterkopf zu behalten.

Verjährungsfristen
Gewährungsanspruch Verjährungsfrist
Renovierung oder Umbau einer Immobilie Baumängel können fünf Jahre beansprucht werden.
Reparatur eines Wasserhahns durch einen Handwerker Die Verjährungsfrist beträgt zwei Jahre. Innerhalb dieser zwei Jahre können Fehler bemängelt werden.
Der Kauf einer Ware In diesen Fällen beträgt die Frist ebenfalls zwei Jahre.
Rückforderung der Kaution aus einem Mietvertrag Nach Kenntnis des Anspruchs beträgt die Frist drei Jahre.
Kaufpreis Die Ware wird gegen Leistungszahl erworben. Insgesamt zwei Jahre haben die Parteien Zeit, Anspruch auf Unstimmigkeit zu erheben.

Eine offene Rechnung: Was bedeutet es?

Eine offene Rechnung liegt vor, wenn der Leistungsempfänger den geforderten Rechnungsbetrag innerhalb der festgelegten Frist nicht begleicht. Offene Rechnungen führen zu Frust beim Rechnungsersteller und zu Mahnungsbriefen beim Leistungsempfänger.

Was können Unternehmer tun, wenn der Kunde seine Rechnung nicht begleichen will? Generell sollte jeder Fall individuell betrachtet werden. Handelt es sich beim Kunden um einen Stammkunden? Hat die Rechnung einen offenen Betrag von 100 Euro oder 5.000 Euro? Betriebe und Selbstständige sollten zudem prüfen, ob die erstellte Rechnung alle notwendigen Informationen enthält und auch ein konkretes Zahlungsdatum.

Für Rechnungen, die keinen genauen Zeitpunkt für die Fälligkeit angeben, gilt die 30-Tage Regelung. Diese Frist wird vom Gesetzgeber festgelegt mit der Voraussetzung, dass das liefernde Unternehmen den Kunden über diese Regelung informiert. Nach Ablauf der 30 Tage muss die Rechnung durch den Kunden beglichen sein.

Weigert sich der Kunde aus undurchschaubaren Gründen, die Rechnung zu bezahlen, so muss das Unternehmen handeln. Denn Forderungsausfälle können sich gravierend auf die Liquidität des Unternehmens auswirken. Eine offene Rechnung kann von Unternehmen auf drei verschiedene Möglichkeiten eingefordert werden:

  1. Anfertigen einer oder mehrerer Mahnungen
  2. Gerichtliches Mahnverfahren beantragen
  3. Inkassounternehmen beauftragen

Was sind die Merkmale einer Stromrechnung?

Die Stromrechnung ist einmal im Jahr fällig. Mit einer Stromrechnung soll eine Übersicht über den Jahresverbrauch und über die Stromkosten gewährt werden. Eine Stromrechnung besteht in der Regel aus mehreren Seiten und enthält Angaben zum Stromverbrauch über einen Abrechnungszeitraum, Kontaktangaben des Energieanbieters, geltende Strompreise und monatliche Abschlagszahlungen.

Das Energiewirtschaftsgesetz (EnWG) legt fest, welche Mindestangaben in einer Stromrechnung angeführt werden müssen. Die Ausführung dieser Angaben kann von jedem Energieversorger unterschiedlich umgesetzt werden, sodass jede Stromrechnung gründlich auf ihre Bestandteile studiert werden sollte.

Stromrechnung: Pflichtangaben und Aufbau
Vom Gesetzgeber festgelegte Angaben Aufbau einer Stromrechnung
  • Name und Anschrift des Stromkunden
  • Kontaktangaben des Energieversorgers
  • Stromverbrauch im festgelegten Abrechnungszeitraum
  • Stromverbrauch aus der letzten Periode
  • Arbeitspreis und Grundpreis des geltenden Tarifs
  • Kontaktdaten Schlichtungsstellen
1.Seite: Enthält allgemeine Informationen. Neben Kontaktangaben sind die Kundennummer und Rechnungsnummer vermerkt. Außerdem ist der Rechnungsbetrag vermerkt und gegebenenfalls der Betrag, der nachgezahlt werden soll.
2. Seite: Der Stromverbrauch in kWh wird angegeben. Falls mehrere Zähler vorhanden sind, wird der Stromverbrauch jeweils aufgelistet.
3.Seite: Die Zusammensetzung der Stromkosten wird erklärt und aufgeführt.
4. Seite: Der Strommix des bezogenen Stromtarifs wird erklärt und in Einzelheiten beschrieben. Der Stromkennzeichnung wird vom Gesetzgeber vorgeschrieben.
5. Seite: Diese Seite dient als Glossar und Informationsseite. Sie enthält Kontaktangaben und Erklärung von Fachwörtern.

Rechnung online vs. Rechnung postalisch

Der Expertenverband der deutschen E-Invoicing Branche geht davon aus, dass 20 bis 40 Prozent aller Rechnungen, die 2018 in Deutschland verschickt wurden, elektronisch getätigt wurden. Eine online Rechnung ist nichts anderes als eine Rechnung, die “nur” in digitaler Form vorliegt.

Eine sogenannte “Rechnung online” wird über ein Rechnungsprogramm erstellt und anschließend dem Kunden zur Verfügung gestellt. Der Kunde empfängt diese Rechnung entweder via E-Mail oder kann diese auch auf online Kundenportalen einsehen. Das Herunterladen, Speichern auf dem Computer und Drucken auf Papier ist ebenso möglich.

Immer mehr Rechnungen werden elektronisch versendet. Doch inwieweit sind online Rechnungen besser als Rechnungen per Post? Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Vor- und Nachteile von online und postalischen Rechnungen.

Rechnung online vs. Rechnung postalisch
Rechnung online Rechnung per Post
  • Sind auf dem Computer jederzeit einsehbar
  • Rechnungszustellung erfolgt in Echtzeit
  • Laufzeiten zum Briefkasten entfallen
  • Unternehmen sind verpflichtet eine Papierrechnung zu erstellen, wenn der Kunde es wünscht
  • Kulturell betrachtet haben Papierrechnungen eine andere Wertigkeit als digitale Rechnungen
  • Eine Papierrechnung liegt auf dem Tisch und wird nicht schnell vergessen
  • Elektronische Rechnung kann leicht “nur mit einem Klick” gelöscht werden
  • Papierrechnungen sind mit einem großen Aufwand verbunden
  • Oftmals fehlt das notwendige Material (Briefumschlag, Briefmarke)
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