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Eine offene Rechnung liegt vor, wenn der Leistungsempfänger nach einer vollständig erbrachten Leistung den geforderten Rechnungsbetrag nicht begleicht. Offene Rechnungen führen beim Rechnungsersteller zu Frust und beim Leistungsempfänger zu Mahnungsbriefen. Um etwaige Situationen adäquat lösen zu können, erklären wir Ihnen in diesem Artikel “offene Rechnung” die Rechnungsfristen und wie Außenstände eingefordert werden können.
Nehmen wir an, eine Warenlieferung (z.B. Waschmaschine oder Kühlschrank) wird vom Unternehmen an den Kunden zugestellt. Das Unternehmen legt in der Rechnung ein bestimmtes Datum fest, wann die Rechnung spätestens bezahlt werden muss. Begleicht der Kunde die geforderte Summe innerhalb dieser Frist nicht, so liegt eine offene Rechnung vor.
Wann eine offene Rechnung, sprich eine Forderung bzw. ein Außenstand vorliegt, ist von mehreren Umständen abhängig. (1) Einerseits bestimmen die vertraglichen Bestimmungen des Unternehmens, bis zu welcher bestimmten Frist eine Zahlung erfolgen muss. (2) Andererseits können auch gesetzliche Regelungen die Fälligkeit für Forderungen bestimmen.
Die vom Gesetzgeber festgelegte 30-Tage-Regelung tritt ein, wenn in einer vorgelegten Rechnung kein anderer Zeitpunkt für die Fälligkeit angegeben wird. Wird die Rechnung, ganz gleich ob nach vertraglichen oder gesetzlichen Regelungen, innerhalb der Frist nicht bezahlt, so handelt es sich um eine offene Rechnung.
Wie an eine offene Rechnung erinnern?
Läuft der Fälligkeitszeitraum einer Forderung aus, so befindet sich der Kunde im Zahlungsverzug. Für Unternehmen bedeuten offene Rechnungen ein Risiko. Denn laufen solche Außenstände zu hoch auf, kann das Unternehmen in Liquiditätsprobleme geraten.
Offene Rechnungen können daraus resultieren, dass der Kunde schlichtweg das Begleichen einer Rechnung aus den Augen verliert. In diesem Fall kann das Unternehmen in angenehmer Art und Weise seinen Kunden an das Bezahlen erinnern. Solche Mittel eignen sich besonders bei langjährigen Kunden.
Das Gegenbeispiel stellen Kunden dar, die eine Rechnung bewusst nicht begleichen wollen. Die Gründe können vielfältig sein. Beispielsweise ist der Kunde mit der Höhe der Rechnung oder von der Qualität der Ware nicht überzeugt. Unternehmen, die ein zielgerichtetes Gespräch mit dem Kunden suchen, liegen im Vorteil.
Zahlungserinnerung als erster Schritt Um Kunden an eine Zahlung zu erinnern, eignen sich Zahlungserinnerungen besonders. Solche Schreiben sollten die gleichen Informationen wie die entsprechende Rechnung enthalten und freundlich formuliert sein. Eine Zahlungserinnerung enthält: Kunden-, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, fehlender Zahlungseingang, neues Zahlungsziel und offener Rechnungsbetrag.
Eine Zahlungsfrist hilft Unternehmen, den Zahlungsvorgang durch den Kunden zu beschleunigen. Eine Zahlungsfrist bedeutet, dass eine Rechnung in einem bestimmten Zeitraum ohne Verzug beglichen werden muss. Unternehmen können demnach eine individuelle Zahlungsfrist für jeweilige Rechnungen vereinbaren.
Zahlungsverzug Wenn der Kunde trotz Fälligkeit nicht zahlt, so befindet er sich im Zahlungsverzug. Bei Vertragsabschlüssen ohne eine vereinbarte Zahlungsfrist tritt der Kunden jedoch erst dann in Verzug, wenn er die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nicht begleicht. Diese 30-tägige Frist räumt der Gesetzgeber ein (siehe § 286 Abs. 3 BGB), wobei das Unternehmer den Kunden darüber explizit informieren muss.
Eine offene Rechnung kann auf vielfältige Weisen eingefordert werden. Sogenannte außergerichtliche Mahnverfahren setzen Unternehmen üblicherweise zuallererst ein. Das bedeutet: Der Kunde begleicht trotz persönlicher Gespräche und nach Erhalt einer Zahlungserinnerung die Rechnung nicht, sodass das Unternehmen eine erste Mahnung verschickt.
Explizite Verfahren wie Unternehmen, die außergerichtlichen Mahnverfahren tätigen, legt das Gericht nicht fest. Im Regelfall werden Drei-Schritt-Mahnungen als ideal betrachtet. Eine Mahnung enthält stets eine neue Zahlungsfrist und die Kosten je Mahnschreiben liegen bei etwa 2,50 Euro. Mit je weiterem Mahnschreiben wird der Ton schärfer, die Zahlungsfristen werden verkürzt und die Verzugszinsen werden zusätzlich zu den Mahngebühren erhoben.
Bei erfolglosen außergerichtlichen Mahnverfahren greifen Unternehmen mit einer Forderung an den Kunden zu gerichtlichen Mahnverfahren. Dieses Verfahren sollte erst dann eingeleitet werden, wenn es offensichtlich ist, dass der Kunde definitiv nicht bezahlen wird.
Gerichtliche Mahnverfahren können ohne einen Anwalt eingeleitet werden. Der Antrag auf die Erstellung eines Mahnverfahrens wird dabei bei einem Mahngericht gestellt. Es handelt sich um ein zivilrechtliches Verfahren, bei dem die Vollstreckung einer Geldforderung ohne Erhebung einer Anklage möglich ist. Vorteile von gerichtlichen Mahnverfahren:
Ebenfalls können Unternehmen ein Inkassobüro mit der Beitreibung bei einer offenen Rechnung beauftragen. Vorausgesetzt wird eine unbestrittene und fällige Rechnung. Sobald der Kunde einer offenen Rechnung widerspricht, kann das Inkassobüro nicht agieren und übergibt die Zuständigkeit an ein Gericht.
Inkassobüros können ebenso nichts bei zahlungsunfähigen Kunden bewirken. In diesem Fall kann der Gläubiger nur noch seine Forderung bei einem Insolvenzverwalter anmelden. Unternehmen bzw. Gläubiger, die mit einem Inkassobüro zusammenarbeiten wollen, können zwischen drei verschiedenen Möglichkeiten wählen:
Alle Rechnungen, dazu gehören Stromrechnung, Gasrechnung, Internetrechnung oder Warenlieferungsrechnung, haben eine Lebensdauer. Eine Rechnung kann daher nach einer bestimmten Frist verjähren und ihre Gültigkeit verlieren.
Verjährung bedeutet, dass nach Ablauf einer gesetzlich festgelegten Frist der Schuldner die Erfüllung einer Forderung verweigern und der Gläubiger seine Forderung nicht mehr gerichtlich durchsetzen kann.
Um die Verjährung von offenen Rechnungen zu verhindern, kann das Unternehmen bzw. der Gläubiger einen sogenannten Neubeginn oder eine Hemmung veranlassen. Genauer betrachtet muss das Unternehmen entweder eine Klage bei Gericht oder eine Anmeldung des Anspruchs im Insolvenzverfahren stellen.
Verjährung von Rechnungen Generell unterliegen alle Rechnungen einer Regelverjährung von drei Jahren. Für den Gläubiger bedeutet es, dass er nur innerhalb dieser drei Jahren die ausstehenden Forderungen vom Schuldner eintreiben kann.
Verjährung einer Rechnung verhindern Begleicht der Kunde weder nach einer Zahlungserinnerung noch nach mehrmaligen außergerichtlichen Mahnverfahren die offene Rechnung, so empfiehlt es sich, ein gerichtliches Mahnverfahren seitens des Gläubigers einzuleiten. Dabei kann der Gläubiger nicht nur seine ausstehende Forderung geltend machen, sondern zusätzlich die dreijährige Verjährung stoppen.
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