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Betriebskostenabrechnung: Was Vermieter dürfen und was nicht

Aktualisiert am
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Betriebskostenabrechnung wird von mehreren Menschen gelesen

Müssen Sie als Vermieter/in eine Betriebskostenabrechnung erstellen? Oder haben Sie als Mieter/in eine Rechnung erhalten und wollen die Betriebskostenabrechnung prüfen? In diesem Artikel erklären wir alles zur Betriebskostenabrechnung, welche Fristen Sie unbedingt einhalten müssen und was in die Betriebskostenabrechnung gehört und was nicht. Hier erhalten Sie auch eine Betriebskostenabrechnung Vorlage und bekommen nützliche Informationen rund um das Thema Mietkosten. Außerdem erklären wir Ihnen, wie Sie die Betriebskostenabrechnung prüfen können.

Häufige Fragen zum Thema Betriebskostenabrechnung

🏠 Was ist die Betriebskostenabrechnung?

In der Betriebskostenabrechnung (auch Nebenkostenabrechnung genannt) weist der/die Vermieter/in alle Kosten aus, die mit der Vermietung und Bereitstellung des Objekts für den Mieter verbunden sind. Diese Kosten werden dem/der Mieter/in dann zur Rechnung gestellt.

Die laufenden Kosten, die für die bestimmungsgemäße Nutzung der Immobilie erforderlich sind, werden als Betriebskosten bezeichnet. Diese Kosten können aus Abfallentsorgungsgebühren, Gebühren für die Gebäudereinigung und Kosten für die Wasserversorgung bestehen.

👆 Was gehört alles zur Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung muss laut Gesetz verschiedene Ausgaben enthalten, darunter Heizung, Wasser und Abwasser, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Reinigung, Hausmeisterdienste, Gartenpflege, Beleuchtung, Aufzug, Schornsteinfeger, Grundsteuer und bestimmte Versicherungen. Diese Kosten dürfen nicht weggelassen werden, da sie zwingend in der Abrechnung enthalten sein müssen.

🕓 Bis wann muss man die Betriebskostenabrechnung bekommen?

Vermieter/innen müssen sich laut Gesetz an eine Frist von höchstens 12 Monaten nach dem Abrechnungsdatum halten. Erfolgt die Aufforderung zur Nachzahlung nach Ablauf der Frist, kann der/die Mieter/in sie in der Regel ohne Konsequenzen ignorieren. Diese Information ist für Vermieter/innen wichtig und kann ihnen helfen, unnötige Verluste zu vermeiden.

❓ Was ist der Unterschied zwischen Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung?

Bei Mietobjekten handelt es sich bei den Betriebskosten um Kosten, die für die bestimmungsgemäße Nutzung der Immobilie notwendig und laufend sind. Die Nebenkosten hingegen umfassen alle Kosten, die einem Vermieter im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen. Es ist wichtig zu wissen, dass nur die Betriebskosten zwischen Vermieter/innen und Mieter/innen aufgeteilt werden können.

Was ist eine Betriebskostenabrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung ist eine jährliche Abrechnung, die sicherstellt, dass eventuelle Differenzen zwischen Vorauszahlungen und tatsächlichen Kosten durch die Abrechnung der genauen Betriebskosten ausgeglichen werden. Dieses Verfahren trägt dazu bei, die Betriebskosten genau auszugleichen. Nach der Abrechnung wird entschieden, ob eine Nachzahlung oder eine Rückzahlung an den/die Mieter/in fällig ist.

Die Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist nach § 556 Absatz 3 BGB Verantwortung des/der Vermieter/in. Das Gesetz gilt nur, wenn Mieter/in und Vermieter/in sich geeinigt haben, dass der/die Mieter/in Vorauszahlungen für die Nebenkosten leistet. Die Betriebskostenabrechnung wird nach dem Umzug abgeschickt.

Vorauszahlung: Eine monatliche Zahlung an den/die Vermieter/in für die Betriebskosten der Wohnung.

Betriebskostenabrechnung Vorlage: Eine Hilfe für Vermieter

Mann mit Betriebskostenabrechnung

Eine Betriebskostenabrechnung Vorlage ist nützlich, weil sie Vermieter/innen eine Struktur und Orientierungshilfe bei der Erstellung der Abrechnung bietet. Laden Sie unsere Betriebskostenabrechnung Vorlage kostenlos runter:

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Die Betriebskostenabrechnung Vorlage bildet die Grundlage für die Festsetzung der Betriebskostenvorauszahlungen und die Nachforderung oder Rückzahlung von Beträgen. Dazu kann eine Betriebskostenabrechnung Vorlage dazu beitragen, dass die Erstellung der Abrechnung effizienter und transparenter verläuft und mögliche Konflikte vermieden werden.

Eine Vorlage kann Zeit und Mühe sparen, da Vermieter/innen nicht jedes Mal von Grund auf eine neue Abrechnung erstellen müssen. Stattdessen können Sie eine vorhandene Vorlage verwenden und sie an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Mietverhältnisses anpassen. Für Mieter/innen kann eine Vorlage hilfreich sein, um die Richtigkeit der Abrechnung zu überprüfen und gegebenenfalls Einwände gegen bestimmte Positionen zu erheben.

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Wichtig: Die Betriebskostenabrechnung Frist einhalten

Als Vermieter/in ist es wichtig, die Betriebsabrechnung Frist einzuhalten. Diese erfolgt normalerweise innerhalb von 12 Monaten nach dem Abrechnungsdatum. Bedenken Sie, dass die Betriebskostenabrechnung innerhalb der 12 Monate schriftlich im Briefkasten sein muss, um gültig zu sein. Sonst kann der/die Mieter/in die Nachzahlung übergehen. Einige Ausnahmen sind:

  • Die Grundsteuer wird von der Gemeinde rückwirkend verändert.
  • Es herrscht ein Gerichtsstreit zwischen den Wohnungseigentümer/innen (bezüglich Energiekosten).

Was tun, wenn die Betriebskostenabrechnung Frist überschritten wird?

Mann mit Uhr denkt an die Betriebskostenabrechnung Frist

Sobald Sie als Mieter/in die Betriebskostenabrechnung erhalten haben, ist es wichtig zu überprüfen, ob der/die Vermieter/in die Abrechnung fristgerecht erstellt hat. Geht die Abrechnung verspätet ein, muss der/die Mieter/in unter Umständen keinen zusätzlichen Betrag zahlen.

Laut Mietvertrag muss der/die Vermieter/in die Abrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum begleichen. Dieser Zeitraum entspricht in der Regel dem Kalenderjahr. Ist jedoch ein Jahr verstrichen, hat der Vermieter bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit, die Abrechnung zu erstellen.

Was sind die Rechte des Mieters? Nach Ablauf der Betriebskostenabrechnung Frist darf der/die Mieter/in immer noch auf die Rechnung bestehen. Falls eine Rückzahlung erforderlich ist, darf der/die Mieter/in diese verlangen. Bei einer Nachzahlung muss der/die Mieter/in nicht bezahlen.

Wie Sie als Mieter die Betriebskostenabrechnung prüfen können

Es gibt zahlreiche Methoden, die Betriebskostenabrechnung prüfen zu lassen. Letztendlich hängt die Entscheidung davon ab, wie viel Zeit und Geld Sie zur Verfügung haben. Es ist zwar günstiger, die Rechnung selbst zu prüfen, dafür aber viel zeitaufwendiger. Anbei sind einige Methoden aufgelistet:

  • Einen Anwalt beauftragen, der die Betriebskostenabrechnung prüfen kann.
  • Mitglied eines Mieterbundes werden (kostet um die 100 €). Die Prüfung übernimmt das Unternehmen.
  • Die Rechnung selber prüfen. Im nachfolgenden Kapitel wird der Prozess näher erklärt.
  • Freunde oder Verwandte, die Erfahrung mit der Betriebskostenabrechnung haben.
  • Sie können die Rechnung von Expert/innen prüfen lassen. Dieser Prozess ist in der Regel billiger (durchschnittlich 40 €) als die Kosten eines Anwalts.

Anleitung um selbständig die Betriebskostenabrechnung zu prüfen

Mann mit Betriebskostenabrechnung

Als Mieter/in haben Sie die Möglichkeit, bestimmte häufige Fehler selbst zu überprüfen, z. B. Ihre Adresse, den Abrechnungszeitraum und die Zahlungsfrist. Außerdem können Sie die Richtigkeit Ihrer Vorauszahlung durch Einsichtnahme in Ihr Konto bestätigen.

Die Überprüfung der umlagefähigen Kosten oder des Verteilungsschlüssels kann sich jedoch als komplizierter erweisen. Bei Unsicherheiten kann es hilfreich sein, die Kosten der Vorjahre zu überprüfen, um sicherzustellen, dass einzelne Posten nicht unerwartet hoch sind. Leider kann dieser Prozess aufgrund der sich ständig ändernden rechtlichen Anforderungen zeitaufwendig und schwierig durchzuführen sein.

Anbei finden Sie eine Checkliste mit den Schritten, die Sie beim Prüfen der Betriebskostenabrechnung folgen sollten. So versichern Sie sich, dass es nicht zu einer fehlerhaften Nachzahlung kommt. Außerdem kann es sein, dass der/die Vermieter/in Ihnen eine Rückzahlung oder eine höhere Rückzahlung als belegt schuldet:

  1. Zuerst sollten Sie die Betriebskostenabrechnung auf Formfehler prüfen. Entsprechend den gesetzlichen Vorgaben ist darauf zu achten, dass die Abrechnung für Sie als Mieter/in leicht verständlich ist und die Abrechnungsfristen eingehalten werden.
  2. Zweitens sollten Sie die Umlagepositionen durchgehen. Entscheidend ist, dass nur die Kosten umgelegt werden, die nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) umlagefähig sind.
  3. Drittens müssen die Versicherungskosten und die Grundsteuer überprüft werden. Die Versicherungskosten müssen notwendig und die Beiträge begründet sein. Bei der Grundsteuer kommt es in Betriebskostenabrechnungen oft zu Fehlern.
  4. Als Letztes werden die Heizungskosten überprüft. Hier müssen Sie die Wartungs- und Serviceverträge sowie die Kosten für nicht bewohnte Wohnungen berücksichtigen.

Die Art und Weise, wie die Heizkosten aufgeteilt werden, kann vom Vermieter nicht willkürlich gewählt werden. Um die Mieterinnen und Mieter zum Heizkostensparen anzuregen, muss ein Teil der Kosten verbrauchsabhängig umgelegt werden. Nach der Heizkostenverordnung muss mindestens die Hälfte der Kosten nach dem Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach der Wohnfläche.

Die Betriebskosten schnell und einfach berechnen

Frau denkt über Betriebskostenabrechnung nach

Falls Sie sich nur grob vergewissern wollen, dass der Betrag auf Ihrer Betriebskostenabrechnung stimmt, können Sie einfach einen Nebenkostenrechner benutzen. Anbei finden Sie einen Link. Dazu müssen Sie nur Ihre Wohnfläche und Postleitzahl kennen. Der Rechner informiert Sie, ob Ihre Kosten sich nach dem Betriebskostenspiegel richten oder nicht.

Falls Sie an Ihren Stromkosten sparen wollen, empfehlen wir Ihnen ein Balkonkraftwerk zu installieren. So können Sie an Ihren Nebenkosten sparen und behalten den Überblick. Dazu ist es umweltfreundlicher Solarstrom zu beziehen, als Strom aus Stadtwerken.

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