Anbieter wechseln
Anbieter wechseln

SENKEN SIE IHRE ENERGIEKOSTEN

Bezahlen Sie zu viel für Strom und Gas? Unsere Energieexperten finden für Sie den passenden Tarif zum besten Preis - Montag bis Freitag von 8:00 bis 19:00 Uhr.

SENKEN SIE IHRE ENERGIEKOSTEN

Bezahlen Sie zu viel für Strom und Gas? Unsere Energieexperten finden für Sie den passenden Tarif zum besten Preis - Montag bis Freitag von 8:00 bis 19:00 Uhr.

Rechnung online: Definition und Abgrenzung zu E-Rechnungen

Rechnung online

Eine Rechnung online einsehen gehört für viele Menschen zum Alltag. Unternehmen wie Energie-, Internet- oder Telefonanbieter stellen bereits im großen Umfang Rechnungen online zur Verfügung: Entweder über Kundenportale oder via E-Mail. Eine Rechnung, die online eingesehen werden kann, hat die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung auf Papier. Erfahren Sie hier, welche Pflichtangaben eine Online Rechnung erfüllen muss und dass eine elektronische Rechnung gemäß der Europäischen Richtlinien nicht immer konform mit einer Online Rechnung ist.


Rechnung online: Das sagen die Europäischen Richtlinien

Im Allgemeinen Sprachgebrauch werden Rechnungen, die online zur Verfügung gestellt werden, als elektronische Rechnungen bezeichnet. Gemäß der Europäischen Richtlinie 204/55/EU muss eine elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format garantiert folglich eine automatische und elektronische Verarbeitung. Eine PDF Datei, die aus einer reinen Bilddatei besteht, oder eine eingescannte Rechnung sind im Sinne der Europäischen Richtlinie keine elektronischen Rechnungen.

Online Rechnung ≠ Elektronische Rechnung Beachten Sie, dass eine Rechnung, die online zugestellt wird, in verschiedenen Dateiformaten vorliegen kann. Als elektronische Rechnungen können nur diejenigen Online-Rechnungen bezeichnet werden, die entweder ein strukturiertes oder hybrides Datenformat enthalten.

Rechnungen, die nicht in Papierform vorliegen, können grundsätzlich in drei verschiedenen Formaten vorliegen. Rechtlich sind in Deutschland nur zwei Standards für elektronische Rechnungen zulässig: Strukturierte und hybride Datenformate.

  1. Strukturierte Datenformate: XRechnung, EDI, XML
  2. Unstrukturierte Datenformate: PDF-, Word-Format, E-Mail Text
  3. Hybride Datenfomate: ZUGFeRD Rechnung, PDF/A3

Strukturierte und hybride Datenformate

Eine Rechnung, die im strukturierten Datenformat vorliegt, ist für Menschen nicht lesbar. Der Rechnungsempfänger muss daher z.B. die XRechnung für die interne Rechnungsprüfung, Freigabe und die Archivierung visualisieren.

Eine Rechnung bestehend aus einem hybriden Datenformat kombiniert das maschinenlesbare Format mit der menschenlesbaren visuellen Darstellung. Eine Beispiel stellt die ZUGFeRD Rechnung dar, die ein menschenlesbares PDF mit sturkturierten Rechnungsdaten im XML-Format enthält. XML steht für eine maschinenlesbare Sprache, die hierarchisch strukturierte Daten im Format einer Textdatei (darstellbare Zeichen) darstellt.

Rechnung online: Diese Pflichtangaben beachten

Eine Rechnung, die online vorliegt, hat die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung auf Papier. Wer eine Rechnung in Form einer PDF, eine strukturierte oder hybride Rechnung erstellt, sollte sich an die gängigen Pflichtangaben zur Rechnungserstellung halten. Eine ordentlich erstellte Online Rechnung besteht in der Regel aus 10 Pflichtangaben:

  1. Rechnungsaussteller: Vollständiger Name des Leistungserstellers
  2. Leistungsempfänger: Vollständiger Vor- und Nachname
  3. Rechnungsnummer: Eine einmalig vergebene Nummer, die die Rechnung identifiziert
  4. Steuernummer: Bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  5. Rechnungsdatum: Das Datum der Rechnungserstellung
  6. Lieferungsdatum: Das Datum der Lieferung oder erbrachten Leistung
  7. Warenbezeichnung: Die Bezeichnung der Ware oder der Dienstleistung
  8. Steuersatz: Anzuwendender Steuersatz
  9. Steuerbefreiung: Hinweis auf Steuerbefreiung z.B. bei Kleinunternehmern
  10. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Der Hinweis auf die Pflicht zur Aufbewahrung

HINWEIS: Die angegebenen Pflichtangaben resultieren aus dem Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG). Je nach Steuersatz können die Angaben abweichen.

Rechnung online: Die Aufbewahrungsfristen

Generell werden Online Rechnungen gleichwertig zu Papierrechnungen gesetzt. Je nach Art der Rechnung bzw. des Dokumentes kann die Aufbewahrungsfrist abweichen. Für Privathaushalte gilt, dass sie ihre Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren sollten.

  1. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Einzahlungen in die gesetzlichen Sozialversicherungen oder Bescheinigungen von Krankengeld sollten mindestens bis zum Renteneintritt aufbewahrt werden. Denn diese Unterlagen könnten zum Beispiel zur Berechnung von Rentenansprüchen benötigt werden.
  2. Kaufverträge, Dienstleistungsverträge und allen anderen Verträge, die zur Verpflichtung führen, sollten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden. Solche Verträge bzw. Rechnungen, dazu zählen auch Stromrechnungen und Gasrechnungen, haben eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren und entsprechend solange sollten diese Rechnungen aufbewahrt werden.

Exkurs: Wo elektronische Rechnungen Pflicht sind

Die Europäische Richtlinie 204/55/EU vom Jahr 2014 schreibt bei öffentlichen Aufträgen den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen vor. Deutsche Unternehmen, die öffentliche Aufträge annehmen und ausführen, können ihre Rechnungen an den Staat ausschließlich in elektronischer Form einbringen.

Das Ziel der EU-Richtlinie besteht darin, die elektronische Rechnungserstellung zu erleichtern, die Kosten für den Nutzer zu minimieren und die Anzahl der gesamten E-Rechnungen zu erhöhen. Bei der Umstellung auf elektronische Rechnung sind unzählige Branchen betroffen: Bauunternehmen, Telekomkonzerne, Gesundheitsanbieter und Energielieferanten.

Damit eine elektronische Rechnung korrekt an den Leistungsempfänger übermittelt werden kann, definiert das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) die Bedingungen an eine E-Rechnung. Demnach muss eine elektronische Rechnung folgende Bedingungen erfüllen:

  • Pflichtangaben: Wer eine elektronische Rechnung erstellt, sollte sich an dieselben Pflichtangaben wie für eine Rechnung in Papierform halten.
  • Einverständnis des Rechnungsempfängers: Dass eine Rechnung in elektronischer Form erfolgt, sollte dem Rechnungsempfänger mitgeteilt werden. Dieser sollte auch sein Einverständnis dazu bestätigen. Die Art der Rechnung kann entweder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen festgehalten werden oder dem Empfänger nachträglich mitgeteilt werden.
  • Gewährleistung: Eine elektronische Rechnung sollte innerbetrieblichen Kontrollverfahren unterliegen. Damit können die Unversehrtheit, Echtheit und Lesbarkeit garantiert werden.
  • Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen revisionssicher und elektronisch archiviert werden.
  • Aufbewahrungsfrist: Die Frist zur Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen beträgt 10 Jahre.

Die Vorteile von elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen haben eine Reihe von positiven Aspekten. Dabei profitieren sowohl Unternehmen, die auf elektronische Rechnungen umstellen, als auch ihre Rechnungsempfänger. Eine E-Rechnung bringt eine Kostenersparnis, Effizienz und Transparenz mit sich.

Die Kosteneinsparungen liegen vor allem in den Papier-, Druck- und Versandkosten, denn diese entfallen bei elektronischen Rechnungen. Generell gilt, dass eine elektronische Rechnung zehn Mal günstiger ist als als eine papiergebundene Variante.

E-Rechnungen benötigen kürzere Verarbeitungszeiten, denn sie können digital bearbeitet und archiviert werden. Sie kommen folglich auch schneller beim Rechnungsempfänger an. Für die Erstellung einer E-Rechnung werden durchschnittlich fünf Minuten benötigt. Diese Eigenschaften stehen für die Effizienz von elektronischen Rechnungen. Die Transparenz äußert sich dadurch, dass die Arbeitsprozesse in elektronischen Rechnungen eingebunden sind und so einfacher zu kontrollieren sind.

Vorteile von elektronischen Rechnungen
Rechnungsersteller Rechnungsempfänger
  • Abgelegte E-Rechnungen können schneller gefunden
  • E-Rechnungen können schneller übermittelt werden
  • Mit E-Rechnungen werden Kosten für Papier, Verstand und Archivierung reduziert
  • Reduzierung von Fehlern bei Rechnungserstellung
  • Durch schnellere Rechnungserstellung verbessert sich die Liquidität eines Unternehmens
  • E-Rechnungen sind jederzeit abrufbar
  • E-Rechnungen enthalten keine Erfassungsfehler
  • Kosten für Archivierung entfallen
  • E-Rechnungen präsentieren den gesamten Verarbeitungsprozess, sodass die Transparenz erhöht wird
  • Bei E-Rechnungen entstehen keine Mahngebühren oder Skontoverlust
  • Die elektronischen Rechnungen werden schneller übermittelt
👍 👍

Exkurs: Strom Rechnung online einsehen

Die meisten Energieanbieter stellen mittlerweile die Option “Rechnung online erstellen” zur Verfügung. Kunden nutzen dafür das Kundenportal des jeweiligen Anbieters, um ihre Strom oder Gas Rechnung online einsehen zu können. Bei manchen Energieanbietern oder Energietarifen werden Rechnungen und etwaige Dokumente ausschließlich über das Kundenportal bereitgestellt.

Um das Kundenportal eines Energieanbieters in Anspruch nehmen zu können, werden einmalige Registrierungen vorausgesetzt. In diesem Fall benötigt der Energieanbieter eine Kundennummer, Zählernummer und eine gültige
E-Mail Adresse. Wie Sie die jeweiligen Anmeldung in das Kundenportal vornehmen, entnehmen Sie unserer Energieanbieter-Liste. Anbei eine Auswahl an Artikeln zum Thema “Online Rechnung erstellen”:

  • Kundenportal des Energieanbieters E.ON
  • Kundenportal des Energieanbieters Vattenfall
  • Kundenportal des Energieanbieters Süwag
  • Kundenportal des Energieanbieters innogy
  • Kundenportal des Energieanbieters Stromio
Aktualisiert am